Bản dịch sai quy cách là một trong những lý do tầm thường nhất khiến hồ sơ bị chậm, và cũng là lý do dễ tránh nhất. Nó không nói lên điều gì về hoàn cảnh của bạn, chỉ nói rằng khâu chuẩn bị bị làm vội.
Giấy nào cần dịch
Nguyên tắc chung: mọi giấy tờ không bằng tiếng Anh nộp cho cơ quan Mỹ đều cần bản dịch kèm theo. Thường gặp nhất là giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, hộ khẩu và các giấy tờ hộ tịch, lý lịch tư pháp, bằng cấp và bảng điểm, giấy tờ tài sản dùng để chứng minh tài chính.
Bản dịch phải đạt gì
- Dịch đầy đủ. Dịch cả con dấu, chữ ký, ghi chú bên lề và mọi dòng có chữ. Bỏ sót phần nào là chỗ có thể bị hỏi lại.
- Có xác nhận của người dịch về việc bản dịch chính xác và người dịch đủ năng lực dịch, kèm tên, chữ ký và thông tin liên hệ.
- Đúng định dạng theo hướng dẫn của cơ quan nhận hồ sơ, vì yêu cầu của cơ quan di trú và của nơi phỏng vấn có thể khác nhau.
- Người dịch không nên là chính đương đơn. Đây là điểm rất hay bị vướng.
Yêu cầu cụ thể về chứng thực và công chứng thay đổi theo cơ quan và theo thời gian. Hãy đọc hướng dẫn kèm hồ sơ của bạn thay vì làm theo trí nhớ của người đi trước.
Dịch ở Việt Nam hay ở Mỹ
Dịch ở Việt Nam thường nhanh và rẻ hơn nhiều, và nên làm trước khi đi. Nhưng hãy chọn nơi quen làm hồ sơ đi Mỹ, vì họ biết quy cách, và giữ luôn tệp mềm để in lại khi cần. Dịch tại Mỹ đắt hơn nhưng đôi khi bắt buộc với giấy tờ phát sinh sau khi đã sang.
Khi giấy tờ hộ tịch sai lệch
Đây là vấn đề rất phổ biến với hồ sơ Việt Nam: tên đệm khác nhau giữa hai giấy, ngày sinh trên khai sinh khác trên hộ chiếu, hoặc tên cha mẹ viết không thống nhất. Đừng để người dịch tự sửa cho khớp. Bản dịch phải trung thành với bản gốc, còn phần sai lệch phải xử lý bằng cách xin cải chính hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam, hoặc bằng giải trình kèm bằng chứng. Việc này mất thời gian nên phát hiện càng sớm càng tốt.
Một thói quen nên có
Ngay từ đầu, hãy lập một bảng liệt kê mọi giấy tờ trong hồ sơ, mỗi dòng ghi: tên giấy, đã có bản gốc chưa, đã dịch chưa, số bản đang giữ. Bảng này giúp bạn không phải lục lại từ đầu ở mỗi bước, và rất hữu ích khi bị yêu cầu bổ sung.
Câu hỏi thường gặp
Tự dịch giấy tờ của mình có được không?
Thông thường không nên, vì đương đơn tự dịch giấy của chính mình dễ bị đặt câu hỏi. Hãy nhờ người hoặc đơn vị dịch có thể đứng tên xác nhận bản dịch.
Bản dịch có cần công chứng không?
Yêu cầu khác nhau theo cơ quan nhận hồ sơ. Hãy đọc hướng dẫn kèm hồ sơ của bạn, vì có nơi chỉ cần giấy xác nhận của người dịch, có nơi đòi thêm thủ tục chứng thực.
Ngày sinh trên khai sinh khác hộ chiếu thì làm sao?
Không sửa trong bản dịch. Hãy xin cải chính tại cơ quan hộ tịch ở Việt Nam, hoặc chuẩn bị giải trình kèm bằng chứng. Nên xử lý sớm vì thủ tục này mất thời gian.
Giấy tờ cũ bị mờ, mất chữ thì có dịch được không?
Nên xin trích lục bản mới từ cơ quan hộ tịch trước khi dịch. Bản dịch từ một tờ giấy không đọc được sẽ tạo ra chính vấn đề bạn đang muốn tránh.
